采购工作流程（采购管理制度及采购流程）
一.目的:
规范公司采购流程，提高采购效率，从而保证生产的顺利进行，最大限度降低企业成本，给企业带来更大的资金支持。
二。适用范围
适用于我公司范围内的采购管理。
三。内容
(1)总则:为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。所有采购人员及相关人员应按照此制度工作。
(二)基本流程:采购需求-寻找供应商-询价、比价与谈判-采购谈判-合同签订-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算。
(3)采购流程图如下:
四。系统规则
(1)采购需求申请
1.定义:采购需求是指一个部门根据生产经营需要确定一个或几个项目，按照规定的格式填写，并按照既定的流程申请这些项目的过程。
2.采购需求流程如下图所示:
3.请购单的要素
一份完整的请购单应包括以下要素:
l申购部门；
l请购买产品所属的项目；
l请购单的目的；
l所请求项目的名称；
l要购买的项目数量；
l采购项目的规格；
l请购买产品的样品、图纸或技术资料；
l请询问所购物品的需求时间；
l如有特殊需求，请注明采购申请单；
l填写请购单的人员；
l请购单的部门主管；
l请购单审批人；
l财务审计师；
l公司总经理。
4.请购单及其制图规则
l请购单应按要素填写完整、清晰，经公司领导审核批准后提交给采购部。
l提交请购单时，请购部门应要求采购部门签收，请购部门应予以备份。
涉及的采购物品种类和数量过大的，可以附件清单的形式提交，清单的电子文档也应一并提交。
l如遇公司生产生活急需物资，如公司领导不在，可通过电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提交采购部，签字确认手续后再补。
l如果是单一来源采购或指定生产厂家和品牌的产品，申请部门必须做出书面说明。
请购单应使用公司规定的统一格式。请购部门如有变更或补充，应由公司领导书面签字，并报采购部。
5、公司材料申请采购部门。
l公司生产经营所需的原材料、生产设备、配件等物品由生产部提交。
l公司设备维修和维护所需的备件、维护工具和其他物品由生产部提交。
l公司的物品、固定资产或其他生活办公用品由行政部提交。
l公司各部门的特殊材料由各部门提交。
6.请购单收据
l采购部在收到请购单时，要按规定检查表格是否齐全清晰，检查请购单是否经过公司领导批准。
l、在领请购单时，应遵循无计划不采购、品名规格不全不明确、图纸技术资料不全、材料积压不积压的原则。
l联系仓库管理人员检查采购的物料是否有库存，并查看采购台账，查看在途采购的物料是否符合采购申请。
l对于不符合规定的采购物资，如被取消，应及时通知申请采购部门。
7.采购申请的分工处理
l、对于审核后的请购单，采购部根据分工和岗位职责进行处理。
l应优先考虑紧急采购项目。
l如果不能按申请部门的需求日期完成采购，应通知申请部门。
l采购重要项目前，应征求公司相关领导的意见。
8、采购周期的规定
l根据采购物品的金额、特性、地域，规定相应的采购周期。
l采购部应根据公司规定的时间推进请购单的审批流程，以便采购部按时完成采购。
l采购部如不能按时完成采购任务，应向公司领导说明原因。
l紧急采购时，向公司领导汇报，采取快速优先采购的策略。
㈡调查及其规定
l询价请仔细审核请购单的名称、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通。
l同类或相近属性的产品应进行分拣、分类、包装和集中采购。
l应优先考虑紧急采购项目。
所有采购项目必须直接向制造商或供应商询价。原则上尽量不要通过他们的代理或者各种中介去打听。
l对于申购部门所需的材料或设备，如果有同等质量、成本更低的替代品，建议购买替代品。一旦拟定的备选方案被选中，绩效考核将给予加分。
对于请购部门要求的物品，采购人员在采购过程中应发现有新产品替代已采购的物品，如未与请购部门沟通，采购也应负责。向采购和使用部门提出修改建议，一旦选定，在绩效考核中加分，使用部门相应减分。
l如遇重要物资、工程或预计单笔采购金额较大的采购，在询价前，应先将拟邀请报价或投标单位的基本情况报公司相关领导，报公司领导批准后，方可询价或发标。
l对于相同的规格和技术要求，应针对不同的品牌进行询价。
l除固定资产外，选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量应根据单笔采购金额的不同而不同。如果金额较大，公司相关领导会参与监管。
l采用比价采购或招标采购方式邀请的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成公司要求的材料和工程。
l比价采购或招标采购应按照公司规定的表格格式或完整的招标文件格式进行。
l询价过程中如遇特殊情况，请向公司领导提交书面报告请示。
(3)价格比较和议价
l确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量。
对合格供应商的价格水平进行市场分析。其他厂商的价格是否最低，报价的综合条件更突出。
l收到供应商第一次报价或开标后，你要向公司领导汇报情况，并设定议价目标或理想中标价格。
l重要项目要通过一定的方法对目标单位的实力和资质进行验证和评审，比如实地考察了解供应商各方面的实力。
l参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。
(四)比价和议价结果汇总
l汇总比价谈判前，应向公司相关领导汇报，征得同意后方可汇总。
l价格比较、议价结果汇总应按照规定的格式列出完整的报价单、
列出建设工期、支付方式等价格条件、拟选择的单位及选择理由，并按一定顺序逐一审核。
l比价议价结果未通过公司领导审核的，应修改或重新处理。
(五)合同的签订及其条款
(1)包含在合同主体中的要素
l合同名称、编号、签订时间和地点。
l采购项目的名称、规格、数量、单价、总价和合同总金额，清单、技术文件和确认文件是合同不可分割的组成部分。
l包装要求，备件的包装和运输要求。
l合同总金额含税，含大云公司总价，特殊情况需注明。
l支付方式。
交货日期。
l保修期。
质量要求和规格。
l违约责任和争议解决。
l双方公司信息。
l其他协议。
(2)合同签订及其条款
如果涉及技术问题和公司机密，注意保密。
l在起草合同条款时，必须将各种风险降低到最低限度。
l如果订购的货物数量多、价值大或难以清点，请制造商派代表到现场协助清点。
l保修期必须明确何时开始，并要求制造商尽可能延长产品保修期。
l规定发票的交付时间和要求。
l不同的合同规定了不同的付款方式，如设备合同。一般应按照预付款、验收款、调试服务费、质量保证金的顺序明确支付金额、支付时间和支付条款。
l与第一个合作单位合作时，应少付或不付预付款。
l违约责任必须详细具体。
l合同只有在相关的比价汇总表格审核签字后才能签订。
l合同签订前，应按照规定的格式对合同初稿进行检查。
l合同巡查经审批后，由公司领导签字并加盖公司合同章后生效。
所有签订的合同应及时提交给财务部。
㈥付款和合同执行
(1)支付流程
(2)支付规定
l所有签订的合同应根据公司财务报销流程和资本支出审批流程的相关规定进行支付。
l按进度付款的采购项目必须在质量检验合格后才能付款。
l根据公司规定和合同约定符合付款条件的合同，付款时按财务部要求填写相关资金支出及付款审批表，经巡视签字后提交财务部付款。
l财务部应在收到付款审批表后3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期。如遇特殊情况，应及时通知采购部并向公司领导报告。
(3)合同执行
l、合同签订后，由采购部项目负责人跟进，并进行监督。如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。
l、在已签订合同的执行过程中，合作方应及时了解合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履行合同。
l合同履行过程中，应严格按照上述约定执行，未尽事宜应及时协商并签订补充合同。
(七)验收入库和退货。
(1)验收流程
(2)检查
l对于供应商已履行的合同，采购部应及时通知质检部进行验收。
l对于不同类型的货物，验收标准按照公司质检部的相关规定执行。
l .质量检验部接到采购部的检验通知后，应及时进行质量检验，并出具质量检验结果证明。质量检验部门对生产部门未及时进行质量检验或不能入库的情况负主要责任。
l公司生活办公用材料不在公司质检部门质检范围内。
(3)仓储
l公司所有生产材料和设备在入库前必须经过质量检验部门的检验或验收。
l采购的货物到达公司后，采购部应及时通知采购部，采购部应及时安排卸货和搬运。
l .如质检部门未能及时验收，仓库在收到送货单后，作为临时材料验收，并妥善保管。
l经质检部门验收合格的产品仓库应及时入库，并及时签发入库单。
l根据公司规定，通过质量检验的固定资产和服务不会入库。
(4)退货和换货
l .对于质检部门接受的不合格品，由采购主管与供应商协调，办理退换货事宜。名称、规格、原因等。对不合格品进行分类和标识，并建立不合格采购品清单，作为供方管理评价的依据。
l .如因退货或换货导致货物交货期延长，应及时通知采购部。如有急用，根据具体情况做好其他准备。
